Job Analis Sebagai Salah Satu Area Dinamis dalam Sumber Daya Manusia

Job Analys as One of the Dinamic Ares in Human Resources Management

(Job Analis Sebagai Salah Satu Area Dinamis dalam Sumber Daya Manusia)

PENDAHULUAN

            Keberhasilan suatu perusahan besar maupu kecil tidak semata-mata hanya bergantung pada sumber daya alamnya saja, namun lebih banyak ditentukan oleh kemampuan sumber daya manusia yang mengolah sumber daya alam tersebut.

            Kemampuan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan ini pun bergantung pada bagian-bagian organisasi perusahaan yang mengadakan atau merekrut sumber daya manusianya. Dalam hal ini salah satu proses yang digunakan suatu organisasi perusahaan dalam menyaring sumber daya manusia yang akan bekerja di dalamnya adalah dengan menggunakan Analisa Jabatan atau Job Analysis.

            Analisa jabatan ini tidak hanya digunakan untuk menyaring dan menempatkan pegawai (sumber daya manusia) baru dalam suatu organisasi perusahaan, namun juga sebagai sarana untuk menganalisa pegawai yang akan naik jabatan. Maka dari itu analisa jabatan ini memberikan informasi dasar yang membawa pada hasil spesifik yang digunakan oleh manajemen untuk mencapai tujuan tertentu.

            Analisa jabatan dapat dipandang sebagai pusat kegiatan dari seluruh aktivitas manajemen dan administrasi sumber daya manusia yang diperlukan untuk keberhasilan fungsi organisasi.(Bernadin dan Russel: 1998).Hal ini dikarenakan hampir tidak ada program yang tidak mendapat manfaat dari analisa jabatan tersebut.

PEMBAHASAN

I.                   ANALISA JABATAN

A.    Pengertian Analisa Jabatan

Pengertian analisa jabatan itu sendiri merupakan suatu proses penggambaran dan pencatatan informasi mengenai perilaku dan kegiatan pekerjaan. Umumnya, informasi yang digambarkan atau dicatat mencakup tujuan suatu pekerjaan, kewajiban atau kegiatan utama yang harus dilakukan si pelaku pekerjaan, dan syarat-syarat dilakukannya pekerjaan tersebut. (Randall S. Schuller:1996)

Menurut Ivancevich (1992), analisa jabatan adalah suatu proses pengumpulan, penganalisisan, dan pensistesisan informasi mengenai jabatan.

Menurut Rosemary Lysaght dan Lynn Shaw, analisa jabatan adalah sebuah proses yang sistematik dan penganalisisan yang digunakan organisasi perusahaan untuk memahami, mendeskripsikan, dan mengklasifikasi pekerjaan atau jabatan. atu

Sedangkan menurut Byars dan Rue (1997), analisa jabatan adalah proses penentuan dan pelaporan sehubungan dengan informasi yang berkaitan dengan sifat dasar dari suatu jabatan atau pekerjaan tertentu.

Dari definisi-definisi pengertian diatas dapat kita simpulkan bahwa analisa jabatan merupakan suatu proses yang sistematis yang digunakan untuk mengumpulkan suatu informasi tertentu yang berkaitan dengan sifat dasar suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Dengan kata lain, analisa jabatan merupakan suatu prosedur yang menentukan tugas dan kewajiban suatu posisi serta karakterisitk orang yang dapat memegang tanggung jawab posisi tersebut.

Analisa jabatan juga menawarkan suatu landasan pembentukan hubungan antara sumber daya manusia dan kebutuhan perusahaan.Dalam hal ini biasanya analisa digunakan hampir disetiap bagian organisasi perusahaan.Entah itu untuk membantu memilih karyawan baru (perekrutan), memilih seseorang yang berkemampuan untuk mengisi posisi tertentu, maupun untuk penempatan kembali atau perputaran (rolling) bagian pekerjaan.

Salah satu hasil dari suatu analisa jabatan adalah penciptaan kelompok kerja.Penciptaan kelompok kerja ini berguna untuk mengurangi birokrasi. Membantu para manajemen dan karyawan memutuskan tugas-tugas baru mana yang dapat ditambahkan pada kerja seseorang dan bagaimana cara memberikan kompensasi padanya tanpa harus menunggu otoritas dari unit SDM yang lain.

A.    Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan dari analisa jabatan adalah memberikan pemahaman tentang pekerjaan-pekerjaan dan jabatan yang akan dilaksanakan oleh seseorang (sumber daya manusia). Hal tersebut diharapkan agar dapat tercipta suatu praktek manajemen sumber daya manusia yang lebih efektif.

Adapun tujuan-tujuan lain dari analisa jabatan adalah :

a.       Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja mengenai kewajiban, kondisi kerja, dan persyaratannya (Fair Hiring Practices).

Analisa jabatan mengidentifikasi kemampuan dasar dan kompetensi seseorang yang diinginkan oleh suatu organisasi perusahaan untuk mengisi suatu posisi baru yang tersedia. Dengan menentukan lamaran pekerjaan yang jelas, pelamar pekerjaan yang tidakmemenuhi kriteria yang diinginkan perusahaan akan ditolak berdasarkan penilaian objective yang dilakukan oleh analis jabatan.

b.      Menyediakan landasan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan mengenai karyawan sesuai undang-undang Hak Sipil tahun 1964 dan 1991 (Civil Rights Acts of 1964 & 1991).

c.       Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir, dan pengembangan karir (Work Transition Planning).

Dalam hal ini analisa jabatan menyediakan berbagai informasi mengenai suatu jabatan.Informasi tersebut dapat berupa informasi tentang tanggung jawab dan kewajiban yang harus dilakukan si pelaku pekerjaan dan syarat-syarat dilakukannya pekerjaan tersebut.

d.      Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan.

Selain berguna untuk perencanaan karir, analisa pekerjaan juga berguna untuk rotasi jabatan.Sebagai contoh, jika ada seorang karyawan yang terluka atau sudah mulai berkurang kemampuannya (karena sudah tua atau sakit), biasanya perusahaan tidak langsung memberhentikan karyawan tersebut, namun tetap dipekerjakan hanya saja karyawan tersebut dipindah ke bagian lain atau jabatan lainnya.

e.       Digunakan dalam penentuan nilai relative suatu pekerjaan, dan oleh karena itu beranfaat untuk memelihara kewajaran upah baik secara eksternal maupun internal (Job Accomodation).

Upah atau kompensasi biasanya berkaitan erat dengan persyaratan keahlian yang dituntut oleh suatu jabatan, kondisi kerja, tingakta tanggung jawab, resiko keselamatan, dan sebagainya.

Analisa jabatan memberikan informasi untuk menentukan nilai relative tiap-tiap jabatan dan memberikan kompensasi yang layak bagi masing-masing jabatan tersebut.

f.       Memberi bantuan dalam menetukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang berkaitan.

g.      Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsungnya merger, akuisisi, dan perampingan.

h.      Mengarahkan supervisor dan para pemegang jabatan dalam menulis referensi dan menyiapkan resume, baik pada waktu keluarnya karyawan maupun pada waktu mencari karyawan baru.

B.     Sumber Informasi yang Digunakan Dalam Analisis Jabatan

a.       Pemegang Jabatan atau Pejabat yang Berwenang (Job Incumbents)

Pemegang jabatan memiliki pengetahuan langsung mengenai perkerjaan mereka.Para pemegang jabatan biasanya menyediakan data lewat partisipasi dalam suatu wawancara atau dengan menanggapi kuisioner.

Pemegang jabatan merupakan sumber informasi yang paling baru dan akurat mengenai pekerjaan. Juga dimasukkannya pemegang jabatan dalam proses analisa jabatan memungkinkan manajer lini dan pemegang jabatan memperoeh perdpektif bersama mengenai job expectation.

b.      Supervisor

Seperti halnya pemegang jabatan, supervisor memiliki informasi langsung mengenai kewajiban yang berkaitan dengan pekerjaan.

Jika seorang pemegang jabatan member informasi mengenai tugas-tugas yang secara khusus dilakukannya, supervisor dapat menyediakan informasi mengenai tugas-tugas khas yang terkait dengan pekeraan tersebut.

c.       Analis Jabatan yang Terlatih

Beberapa metode mengenai analisis jabatan memerlukan masukan dari para analis jabatan yang telah terlatih.Para supervisor atau pemegang jabatan dapat diajari untuk berperan sebagai analis jabatan, namun biasanya hal ini lebih banyak dilakukan oleh konsultan dari luar atau staf sumber daya manusia perusahaan tersebut.

Keuntungan memperoleh bantuan dari analis jabatan terlatih adalah bahwa mereka dapat mengamati banyak pemegang jabatan yang bekerja di bawah supervisor yang berada di lokasi berbeda.

C.    Yang Harus Mengadakan Analisis Jabatan

Perencanaan dan perhatian yang sungguh-sungguh merupakan segi penting suatu usaha analisis jabatan (Dessler, 2000). Manajer sumber daya manusia harus ikut serta dan terlibat dalam pemilihan orang yang benar-benar akan mengadakan analisis jabatan. Jika suatu organisasi memerlukan informasi analisis jabatan yang hanya sesekali saja, maka organisasi perusahaan tersebut dapat mempekerjakan analis jabatan dari luar oraganisasi perusahaannya.Sebaliknya, jika suatu perusahaan memerlukan informasi analisis jabatan dalam jangka waktu yang panjang atau lama maka organisasi perusahaan tersebut dapat mempekerjakan full time analyst job atau menggunakan jasa supervisor dan pemegang jabatan yang bersangkutan.

Analis jabatan perlu memahami sejauh mana kesesuaian sumber daya manusia dalam keseluruhan struktur dan misi organisasi perusahaan.Karena pada saat ini telah tumbuh suatu pengakuan bahwa diperlukan suatu kesesuaian antara aktivitas sumber daya manusia dengan perencanaan strategis organisasi. Hal tersebut berarti, bahwa analis jabatan tidak boleh hanya dilihat sebagai potret sesaat suatu jabatan, tetapi harus dapat juga diperkirakan akan seperti apa jabatan tersebut di masa datang.

D.    Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan

a.       Observasi atau pengamatan

Metode observasi ini merupakan metode yang sederhana dan langsung dapat diambil manfaatnya.Metode ini mengandalkan pengematan seorang analis jabatan pada sumber daya manusia yang terkait.

Frederick Taylor, sangat paham bahwa mengamati para karyawan yang sedang melakukan tugasnya akan menghasilkan informasi yang kaya mengenai tugas-tugas yang tercakup di dalamnya.

Pengamatan ini mungkin mencakup penggunaan videotape, audio tape, dan pemantauan secara elektronik.

b.      Wawancara

Ada tiga tipe wawancara yang digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individu dengan setiap karyawan, kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama, penyelia (supervisor) dengan satu atau lebih penyelia lain, yang memiliki pengetahuan yang baik dan lengkap tentang jabatan yang sedang dianalisa.

Biasanya satu set pertanyaan terstruktur yang diperlukan dalam suatu wawancara, sehingga jawaban dari individu maupun kelompok dapat dibandingkan.

c.       Kuesioner

Kuesioner dinilai lebih ekonomis daripada metode wawancara atau observasi.Kuesioner biasanya digunakan bila informasi yang dikumpulkan berasal dari banyak pemegang jabatan dan waktu yang tersedia terbatas.Kuesioner dapat dibuat sendiri, adapula kuesioner yang telah dibakukan, biasanya kuesioner yang telah dibakukan dapat dibeli di luar. Kuesioner biasanya terdiri dari tiga sampai lima halaman, berisi pertanyaan-pertanyaan bak yang bersifat obyektif maupun open-ended.

d.      Buku harian atau catatan pemegang jabatan

Salah satu kekurangan dari metode onservasi, wawancara, dan kuesioner adalah adanya tenggang waktu yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan ketiga metode tersebut.Dalam hal ini catatan atau buku harian memberikan satu solusi dimana pengerjaan metodenya tidak terbatas pada waktu tertentu.

Catatan atau buku harian adalah sebuah catatan yang ditulis oleh pemegang jabatan mengenai kewajiban jabatan, frekuensi kewajiban, dan kapan kewajiban tersebut dipenuhi.Metode ini mengharuskan pemegang jabatan untuk tetap mempertahankan catatan atau buku harian pada basis harian.

I.                   ANALISA JABATAN SEBAGAI SALAH SATU AREA DINAMIS DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Dinamis adalah sebuah kata sifat yang mendefinisikan tentang sesuatu yang terus bergerak dan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan sekitarnya.

Kenapa Analisa Jabatan dimasukkan ke dalam salah satu area yang dinamis dalam manajemen sumber daya manusia?

Telah dibahas pada uraian di atas bahwa Analisa Jabatan adalah suatu proses yang digunakan para analis jabatan untuk mengumpulkan data tentang suatu jabatan atau pekerjaan. Dalam hal ini analisa jabatan berguna untuk mengetahui tentang tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban suatu jabatan.

Analisa jabatan tidak hanya diperlukan pada saat perekrutan karyawan baru untuk suatu organisasi perusahaan saja, namun juga berguna dalam penempatan jabatan yang sesuai dengan sumber daya manusia yang ada.Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk perencanaan karir atau career planning.Dalam hal ini proses yang ada dalam analisa jabatan dalam usahanya untuk menganalisa jabatan tertentu, tidak hanya berhenti dalam satu tahapan saja. Namun terus berlanjut ke tahap-tahap selanjutnya yang tersusun secara sistematis.

Dalam proses analisa jabatan, setelah satu tahapan proses terselesaikan maka selanjutkan akan ada lagi tahapan proses untuk tingkatan yang lebih tinggi. Sebagai contoh :

Sebuah organisasi perusahaan (profit oriented) sedang membuka lowongan pekerjaan untuk mengisi divisi pemasaran yang sedang kekurangan karyawan. Perusahaan tersebut kemudian membuat pengumuman yang memuat syarat-syarat dasar pelamar yang harus dipenuhi.Syarat-syarat ataupun ketentuan-ketentuan dasar tersebut diperoleh dari para analis jabatan yang menganalisa perkerjaan yang ditawarkan tersebut.

Setelah menentukan ketentuan-ketentuan dasar mengenai pekerjaan tersebut. Selanjutnya pihak perusahaan akan mengadakan wawancara pada para pelamar pekerjaan, di mana wawancara tersebut adalah bagian dari proses analisa sumber daya manusia yang cakap dan mampu mengisi pekerjaan yang ditawarkan. Di sini para analis jabatan menyediakan beberapa pertanyaan terstruktur yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut. Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, analis jabatan akan dapat membandingkan jawaban satu pelamar pekerjaan dengan pelamar pekerjaan yang lain sehingga pada akhirnya akan diputuskan beberapa pelamar yang benar-benar memenuhi kriteria untuk mengisi pekerjaan tersebut.

Tahap perekrutan karyawan telah selesai. Selanjutnya analis jabatan akan memantau dan mengamati kinerja para karyawan baru tersebut. Biasanya dalam suatu perusahaan dibentuk suatu kelompok kerja yang berisikan karyawan-karyawan baru yang bertugas membantu pekerjaan supervisor atau karyawan lain, ada juga yang menetapkan system magang. Sistem magang ataupun pembentukan kelompok kerja tersebut digunakan para analis jabatan untuk mempermudah masuknya informasi tentang kinerja karyawan baru melalui supervisor maupun pemegang jabatan. Setelah karyawan baru tersebut melaksanakan magang, maka analis jabatan akan memilih dan memilah karyawan-karyawan baru tersebut berdasarkan keahlian masing-masing. Setelah karyawan-karyawan baru ditempatkan berdasarkan keahlian masing-masing, analis jabatan mulai menentukan nilai relative upah maupun kompensasi yang nantinya akan dibayarkan.

Seperti itulah kurang lebih kinerja para analis jabatan.Dan karena sifat analisa jabatan yang terus bergerak dan tidak berhenti pada satu titik tertentu itulah yang menyebabkan Analisa Jabatan menjadi salah satu area dinamis dalam manajemen sumber daya manusia.

KESIMPULAN

Jadi kesimpulan dari Analisa Jabatan Merupakan Salah Satu Area Dinamis dalam Manajemen Sumber Daya Manusia adalah bahwasanya analisa jabatan tersebut merupakan proses yang terus-menerus berputar dan bergerak mengikuti kebutuhan organisasi perusahaan.

Proses analisa jabatan ini tidak hanya melibatkan segelintir orang (sumber daya manusia) yang ada di perusahaan tersebut, namun bisa melibatkan hampir seluruh bagian dalam suatu organisasi jabatan. Seperti pemegang jabatan, supervisor, atau bisa juga menggabungkan kedua bagian tersebut untuk memperoleh informasi yang lebih detail dan menyeluruh.

Dalam proses analisa jabatan ini hampir tidak ada bagian yang tidak menerima manfaat dari analisa jabatan. Hal ini dikarenakan analisa jabatan yang selalu bergerak memberikan dan menarik informasi dari dan untuk bagian-bagian dari suatu organisasi perusahaan agar organisasi perusahaan tersebut dapat mencapai visi dan misinya.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Schuler, Randall .S. dan Jackson, Susan .E. (1996). Human Resources Management: Positioning for the 21^st Century. New York: West Publishing Company. (terjemahan)

2.      Abeng, Tanri. Dkk. (1987). Manajemen Sumber Daya Manusia Berdasarkan Kompetensi. Yogyakarta: LMP2M AMP-YKPN.

3.      Iswanto, Yun. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Universitas Terbuka.

4.      Handoko, Hani. (2012). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

5.      Lysaght, Rosemary dan Shaw, Lynn. Job Analysis: What it is and How it is Used.http://cirrie.buffalo.edu. (Diakses pada tanggal 21 Maret 2013)

6.      Analisa Jabatan: Pengantar dan Konsep.http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dan-konsep.html. (Diakses pada tanggal 23 Maret 2013)

7.      Dinamis.http://www.artikata.com/arti-325291-dinamis.html. (Diakses pada tanggal 25 Maret 2013)

8.      Job Analysis. http://wikipedia.com/job-analysis. (Diakses pada tanggal 25 Maret 2013)